This privacy policy applies to the website: www.kleophe.com
Updated on 17/03/2025
For KLEO PHE, the security of personal data represents a commitment that goes beyond the legal framework. KLEO PHE undertakes to ensure the highest level of protection for the personal data of users of the website. This is why we are committed to respecting the confidentiality of the personal information that we collect. In order to process your data, we have chosen to use an ethical alternative to Google Analytics that protects your data and privacy: the Matomo platform.
Within the scope of its activities, KLEO PHE provides users with a website accessible at www.kleophe.com
To deliver its services, KLEO PHE collects personal data on individuals. Data is collected on KLEO PHE’s website and or directly during in person appointments.
The questions and answers below are intended to provide complete information about how KLEO PHE uses the personal data of users and clients.
KLEO PHE, as Data Controller, undertakes to comply with the provisions of Regulation (EU) No 2016/679 of 27 April 2016 on the protection of personal data. The user is in particular informed whether the collection of data is mandatory or optional and, for certain data, that their explicit consent is required. If mandatory data is not provided, KLEO PHE will not be able to perform its service.
1. Purpose of this privacy policy
This privacy policy is intended to explain:
How your personal information is collected and processed
What your rights are regarding this information
Who is responsible for processing the personal information collected and processed
The website’s policy regarding cookies
2. Consent
Users agree that by using our website, they consent to:
The conditions set out in this privacy policy
The collection, use and retention of the data mentioned in this policy
3. Collection of personal information
3.1. Who collects personal data?
The company that collects personal data and implements the data processing is:
KLEO PHE EURL, registered with the RCS of Paris under SIRET number 93891813300019, whose registered office is located at 1 rue de Stockholm, 75008 Paris.
In order to collect information on the website, we use Google Analytics. A web analytics platform is used by a website owner to measure, collect, analyse and report visitor data in order to understand and optimise their website.
We collect the following information:
Last name
First name
Email address
The personal information that we collect is gathered through forms and via the interaction established between you and our website. We also use, as indicated in the following section, cookies and or log files to collect information about you.
3.2. What are the purposes of collecting personal data and for what reasons?
3.2.1. Legal bases for processing
Users’ privacy is protected by regulation. Under data protection legislation, KLEO PHE is only authorised to use the personal data of its users if it has a valid legal basis. KLEO PHE must ensure that it has one or more of the following legal bases:
Performance of a contract (for example, to process and perform a service), or
Performance of a legal obligation (for example, retention of quotes and invoices), or
Where it is in the legitimate interest of KLEO PHE, or
Where the user has given their consent
A “legitimate interest” of KLEO PHE must not override the rights and freedoms of users.
3.2.2. KLEO PHE’s legal bases
KLEO PHE may collect and record personal data about its users in order to carry out the following processing activities:
Why does KLEO PHE use personal data?
For what reasons?
Management of customer files for the performance of the contract concluded between the Client and KLEO PHE, as well as for the legitimate interest of KLEO PHE
Management of payment operations for the performance of the contract concluded between the Client and KLEO PHE, as well as for the legitimate interest of KLEO PHE
Management of invoicing for the performance of the contract concluded between the Client and KLEO PHE, as well as for the legitimate interest of KLEO PHE
Sending targeted commercial offers by email, mobile notifications, on social networks, on other websites or any other medium
Client consent and KLEO PHE’s legitimate interest
The client’s consent is required because the data collected may be shared, in particular on social networks. The client whose data is being processed has the option of modifying or deleting their personal data by making a request to contact@kleophe.com
3.3. To whom is the data transmitted?
The personal data of users of the website is transmitted, for certain data, to the following applications:
Calendly
Calendly LLC, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363
Contact: Tope Awotona
Title: Chief Executive Officer
Phone: (800) 979 9850
Website: www.calendly.com
Gmail & Google Calendar
Registered office in the United States:
Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043
Registered office in France:
Google Paris, 8 Rue de Londres, 75009 Paris, France
AXA Banque
TSA 77417
35574 Chantepie Cedex
Stripe
Registered office in France:
Stripe France, 10 Boulevard Haussmann, 75009 PARIS
Registered office in the USA:
Stripe Inc., 354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, United States
SumUp
SumUp Limited, Block 8, Harcourt Centre, Charlotte Way, Dublin 2, Ireland, D02 K580
Zoom
Roca France, 9 21 Rue de Bretagne, Z.A. des Béthunes, 95310 Saint Ouen l’Aumône
MailerLite
MailerLite Inc, 548 Market St, PMB 98174, San Francisco CA 94104 5401
Podia
Podia Labs, Inc, PO Box 4668, PMB 96490, New York, NY, 10163
hello@podia.com
4. Forms and methods of collection
Your personal information is collected through the following methods:
Contact form
Newsletter form
We use the information collected for the following purposes:
Information and promotional offers
Statistics
Communication
5. Cookies
Google Analytics is used to analyse visitor behaviour on the website in order to identify potential issues: pages not found, search engine indexing problems, which content is most appreciated, etc. Once the data has been processed (number of visitors reaching a page not found, viewing a single page, etc.), Google Analytics generates reports enabling website owners to take action, for example by changing page layouts or publishing new content.
Google Analytics processes the following personal data:
Cookies
IP address
Operating system
Pages visited and queries
Time and day of connection
User location
Title of the page viewed
URL of the page viewed
Screen resolution
Clicks on external domains
Using such files allows us to:
Improve the service and provide a personalised experience
Produce statistics
The processing of personal data with Google Analytics is based on explicit consent. Your privacy is our main concern. Therefore, we will not process any personal data with Google Analytics unless you give us clear and explicit consent.
Processing your personal data such as cookies helps us identify what works and what does not work on our website. For example, it helps us determine whether the way we communicate is engaging or not and how we can better structure the website. Our team benefits from the processing of your personal data and acts directly on the site. By processing your personal data, you benefit from a website that continually improves.
Without this data, we would not be able to provide the service we currently offer. Your data will only be used to improve the user experience on our website and help you find the information you are looking for.
6. What are users’ rights over their data?
6.1. What are my rights?
Pursuant to Articles 14 to 22 of Regulation (EU) 2016/679 of 27 April 2016, any natural person using the service has the right to exercise the following:
Right of access
Right to rectification
Right to object to and erase the processing of their data
Right to object to profiling
Right to restriction of processing
Right to data portability
Lastly, when KLEO PHE detects a personal data breach likely to result in a high risk to rights and freedoms, the persons concerned will be informed of this breach as soon as possible.
6.2. How can these rights be exercised?
These rights may be exercised with KLEO PHE, which collected the personal data, as follows:
By email: contact@kleophe.com
The request must be accompanied by proof of identity.
KLEO PHE will respond within one (1) month from the exercise of the right.
6.3. What can I do next?
In the event of no response or an unsatisfactory response, the data subject may refer the matter to the supervisory authority in their country of residence.
In France, this is the CNIL: https://www.cnil.fr/
7. What happens to the data after the user’s death?
The User may issue instructions regarding the retention, erasure and disclosure of their personal data after their death, in accordance with Article 40 1 of Law 78 17 of 6 January 1978. These instructions may be general or specific.
The User may send advance instructions by email to: contact@kleophe.com
8. Is data transferred outside the EU?
Yes, clients’ personal data is transmitted to the applications listed in Article 3, whose servers are located outside the EU. Prior to any transfer outside the European Union, and in accordance with applicable regulations, KLEO PHE will implement all required procedures to obtain the necessary guarantees to secure such transfers.
For more information, you may contact KLEO PHE.
9. How long is data kept?
KLEO PHE has set specific rules regarding the retention period of users’ and participants’ personal data. This personal data is processed and stored in electronic and paper files at the company’s registered office for 3 years.
10. What security measures are taken to protect my data?
As Data Controller, KLEO PHE takes all necessary precautions to preserve the security of data and, in particular, to prevent it from being distorted, damaged or accessed by unauthorised third parties.
To this end, KLEO PHE has deployed an effective IT security system to ensure the highest possible security of the data collected and to detect data breaches.
This includes securing the IT system with password protection to prevent external access to the data, and maintaining secure backups of the data. Furthermore, for the use of cookies, KLEO PHE uses Matomo, an application that complies with the provisions of Regulation (EU) No 2016/679 of 27 April 2016 on the protection of personal data (GDPR).
The personal information collected on this site is stored in a secure environment.
The personal data received via Matomo is sent to:
KLEO PHE
Our service provider: Infomaniak (Swiss eco friendly hosting provider)
We retain the personal data captured within Matomo for a maximum period of 13 months. As our data is hosted in France, we apply French law, which sets this duration as the maximum.
Matomo does not carry out any profiling.
We undertake not to sell or trade the personal data collected, nor to transmit it to third parties without the user’s consent.
We are committed to maintaining a high level of confidentiality by integrating the latest technological innovations in order to ensure the confidentiality of your transactions. However, as no mechanism offers absolute security, some degree of risk is always present when using the internet to transmit personal information.
11. What should you know about data collected via social networks?
KLEO PHE uses social networks with the aim of establishing a commercial relationship and providing information and advertising offers to prospects and users.
The use of social networks to interact with KLEO PHE involves, in particular, tools such as Facebook Messenger, Facebook Connect, “share” buttons on Facebook, Instagram or WhatsApp, and YouTube, which may lead to exchanges of data between KLEO PHE and these social networks.
12. Is data collected on minors under 16?
In the scope of its activities, KLEO PHE may be contacted by minors under the age of 16.
In accordance with applicable regulations, any collection of data concerning such minors is carried out solely with the consent of the holder of parental authority.
13. Will the user receive marketing communications?
KLEO PHE uses client contact details to send targeted advertising, in particular by email, postal mail, SMS, mobile notifications and on social networks.
However, KLEO PHE will no longer send marketing communications by email or SMS if the client does not consent. To modify or delete personal data, please send an email to contact@kleophe.com
or reply “STOP” to the SMS received by the user to the four digit number indicated in the SMS.
14. What is the Data Protection Officer (DPO)?
14.1. What are their responsibilities?
The Data Protection Officer appointed within KLEO PHE is responsible for ensuring compliance with regulations and with the rules described in this document.
In particular, they ensure that a register of personal data processing activities is kept within the company and that this register complies with regulations and their developments. They raise awareness of data protection rules and respond to users who wish to exercise their rights regarding the personal data collected by the company.
14.2. How to contact the Data Protection Officer?
You can contact the Data Protection Officer at: contact@kleophe.com
To find out more about your rights, you can visit the website of your supervisory authority.
In France, this is the CNIL: https://www.cnil.fr/
1. But de la politique de confidentialité
La présente politique de confidentialité a pour but de vous exposer :
- La manière dont sont collectés et traités vos renseignements personnels ;
- Quels sont vos droits concernant ces renseignements ;
- Qui est responsable du traitement des renseignements personnels collectés et traités ;
- La politique du site en matière de fichiers témoins (« cookies »).
2. Consentement
Les utilisateurs conviennent qu’en utilisant notre site, ils consentent à :
- les conditions énoncées dans la présente politique de confidentialité ;
- la collecte, l’utilisation et la conservation des données émunérées dans la présente politique.
3. Collecte des renseignements personnels
3.1. Qui collecte les données à caractère personnel ?
L’entreprise qui collecte les données à caractère personnel et met en œuvre les traitements de
donnée est : KLEO PHE EURL, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro SIRET 93891813300019 ayant son siège social à 1 rue de Stockholm 75008 Paris.
Afin de collecter des renseignements sur le site web nous faisons appel à Google Analytics. Une plate-forme d’analyse Web est utilisée par un propriétaire de site Web afin de mesurer, collecter, analyser et rapporter les données des visiteurs à des fins de compréhension et d’optimisation de leur site Web.
Nous collectons les renseignements suivants :
- Nom
- Prénom
- Adresse électronique
Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis au travers de formulaires et grâce à l’interactivité établie entre vous et notre site Web.
Nous utilisons également, comme indiqué dans la section suivante, des fichiers témoins cookies et/ou journaux pour réunir des informations vous concernant.
3. 2. Quelles sont les finalités de la collecte des données personnelles et quelles sont les raisons ?
3.2.1 Bases juridiques de traitement
La vie privée des utilisateurs est protégée par la règlementation. En vertu de la règlementation sur
la protection des données, KLEO PHE n’est autorisée à utiliser les données personnelles de ses
utilisateurs que si elle dispose d’une base juridique valable. KLEO PHE doit alors s’assurer de
disposer d’une ou de plusieurs des bases juridiques suivantes :
– l’exécution d’un contrat (par exemple pour traiter et exécuter une prestation), ou ; – l’exécution d’une obligation légale (ex : conservation de devis et factures), ou ; – lorsque cela est dans l’intérêt légitime de KLEO PHE, ou ; – lorsque l’utilisateur a donné son consentement.
Un » intérêt légitime » de KLEO PHE ne doit pas aller à l’encontre des droits et libertés des
utilisateurs.
3.2.2 Les bases juridiques de KLEO PHE
KLEO PHE est amenée à collecter et à enregistrer des données à caractère personnel de ses
utilisateurs pour effectuer les traitements suivants :
Pourquoi KLEO PHE utilise des données à caractère personnel ?
Quelles sont les raisons ?
– Gestion des fichiers clients pour l’exécution du contrat passé entre le Client et KLEO PHE
ainsi que pour l’intérêt légitime de KLEO PHE.
– Gestion des opérations de paiement pour l’exécution du contrat passé entre le Client et KLEO
PHE ainsi que pour l’intérêt légitime de KLEO PHE.
– Gestion de la facturation pour l’exécution du contrat passé entre le Client et KLEO PHE ainsi
que pour l’intérêt légitime de KLEO PHE.
– Envoi d’offres commerciales ciblées par email, par notifications mobiles, sur les réseaux
sociaux, sur d’autres sites internet ou tout autre support
– Consentement du client et intérêt légitime de KLEO PHE.
Le consentement du client est requis car les données recueillies peuvent faire l’objet de partage
d’information notamment sur les réseaux sociaux.
Le client concerné par le traitement de ses données a la faculté de modifier ou supprimer ses
données personnelles en effectuant une demande à contact@kleophe.com.
3.3 A qui les données sont-elles transmises ?
Les données personnelles des utilisateurs du site internet sont transmises pour certaines données
aux applications suivantes :
– Calendly
Calendly LLC 271 17th St NW Atlanta, GA 30363
Contact: Tope Awotona
Title: Chief Executive Officer
Phone: (800) 979-9850
Website: www.calendly.com
– Gmail & Google agenda
Adresse postale du siège de Google aux EtatsUnis :
Google Inc. 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043
Adresse postale du siège de Google en France :
Google Paris 8 Rue de Londres 75009 Paris France
– AXA Banque
TSA 77417
35574 Chantepie Cedex
– Stripe
Adresse postale du siège en France :
Stripe France 10 Boulevard Haussman 75009 PARIS
Adresse postale du siège aux USA :
Stripe Inc. 354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, États-Unis
– Sum Up
SumUp Limited Block 8, Harcourt Centre, Charlotte Way Dublin 2, Irlande D02 K580
– Zoom
Roca France 9-21 Rue de Bretagne Z.A. des Béthunes 95310 Saint Ouen l’Aumône
– Mailer Lite
Mailer Lite Inc 548 Market St, PMB 98174, San Francisco CA 94104-5401
– Podia
Podia Labs, Inc, PO Box 4668, PMB 96490, New York, NY, 10163
hello@podia.com
4. Formulaire et mode de collecte
Vos renseignements personnels sont collectés par l’entremise des méthodes suivantes :
- Formulaire de contact
- Formulaire de newsletter
Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :
- Informations et offres promotionnelles
- Statistiques
- Communication
5. Cookies
Google Analytics est utilisé pour analyser le comportement des visiteurs du site Web afin d’identifier les pièges potentiels ; pages non trouvées, problèmes d’indexation des moteurs de recherche, quels contenus sont les plus appréciés… Une fois les données traitées (nombre de visiteurs atteignant une page non trouvée, visionnant une seule page…), Google Analytics génère des rapports permettant aux propriétaires de sites Web d’agir, pour exemple changer la mise en page des pages, publier du nouveau contenu… etc.
Google Analytics traite les données personnelles suivantes :
- Cookies
- Adresse IP
- Système d’exploitation
- Pages visitées et requêtes
- Heure et jour de connexion
- Localisation de l’utilisateur
- Titre de la page consultée
- URL de la page consultée
- Résolution d’écran
- Lier les clics vers un domaine extérieur
Le recours à de tels fichiers nous permet :
- Amélioration du service et accueil personnalisé
- Statistique
Le traitement des données personnelles avec Google Analytics est basé sur un consentement explicite. Votre vie privée est notre plus grande préoccupation. C’est pourquoi nous ne traiterons aucune donnée personnelle avec Google Analytics à moins que vous ne nous donniez un consentement clair et explicite.
Le traitement de vos données personnelles telles que les cookies nous aide à identifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas sur notre site Web. Par exemple, cela nous aide à identifier si la façon dont nous communiquons est engageante ou non et comment nous pouvons mieux organiser la structure du site Web. Notre équipe bénéficie du traitement de vos données personnelles et agit directement sur le site. En traitant vos données personnelles, vous pouvez profiter d’un site Web qui s’améliore de plus en plus.
Sans ces données, nous ne serions pas en mesure de vous fournir le service que nous vous proposons actuellement. Vos données seront utilisées uniquement pour améliorer l’expérience utilisateur sur notre site Web et vous aider à trouver les informations que vous recherchez.
6. Quels sont les droits des utilisateurs sur leurs données ?
6.1. Quels sont mes droits ?
En application des articles 14 à 22 du du règlement 2016/679 du 27 avril 2016, toute personne physique utilisant le service a la faculté d’exercer les droits suivants :
– Un droits d’accès ;
– Un droit de rectification ;
– Un droit d’opposition et d’effacement au traitement de ses données ;
– Un droit d’opposition au profilage ;
– Un droit à la limitation du traitement,
– Un droit à la portabilité de ses données
Enfin, lorsque KLEO PHE détecte une violation de données à caractère personnel susceptible
d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés, tout intéressé sera informé de cette violation dans les meilleurs délais.
4.2. Comment les exercer ?
Ces droits peuvent être exercés auprès de KLEO PHE qui a collecté les données à caractère personnel de la manière suivante :
Par voie électronique à: contact@kleophe.com.
La demande doit être accompagnée d’un justificatif d’identité.
KLEO PHE adresse une réponse dans un délai d’1 mois après l’exercice du droit.
4.3. Que faire ensuite ?
En cas de non réponse ou de réponse non satisfaisante, la personne concernée à la faculté de saisir l’autorité de contrôle de son pays de résidence :
En France, la CNIL : https://www.cnil.fr/
7. Quel est le sort des données après le décès des utilisateurs ?
L’Utilisateur peut formuler des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès conformément à l’article 40-1 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978. Ces directives peuvent être générales ou particulières.
L’Utilisateur peut formuler ses directives anticipées par e-mail à contact@kleophe.com.
8. Les données sont-elles envoyées hors de l’UE ?
Oui, les données personnelles des clients sont transmises aux applications précités à l’article 3 dont les serveurs se situent hors de l’UE. Préalablement au transfert hors Union Européenne, et conformément à la règlementation en vigueur, KLEO PHE mettra en œuvre toutes les procédures requises pour obtenir les garanties nécessaires à la sécurisation de tels transferts. Pour plus
d’information, vous pouvez contacter KLEO PHE.
9. Combien de temps les données sont-elles conservées ?
KLEO PHE a déterminé des règles précises concernant la durée de conservation des données à
caractère personnel des Utilisateurs et participants. Ces données à caractère personnel sont
traitées et conservées dans des fichiers informatiques et papiers au siège de l’entreprise durant 3
ans.
10. Quelles mesures de sécurité sont prises pour protéger mes données ?
En tant que responsable de traitement, KLEO PHE, prend toutes les précautions utiles pour
préserver la sécurité des données et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Pour ce faire, KLEO PHE a déployé un système de sécurisation informatique efficace afin
d’assurer la plus grande sécurité des données collectées et de détecter les violations de données.
Cela inclut la sécurité du système informatique protégé par un mot de passe pour empêcher
l’accès externe aux données, et le fait d’avoir des copies sécurisées des données. D’autre part, pour l’utilisation des cookies KLEO PHE utilise Matomo, une application respectueuse des dispositions du règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel – RGPD.
Les renseignements personnels collectés sur ce site sont conservés dans un environnement sécurisé.
Les données personnelles reçues via Matomo sont envoyées à :
KLEO PHE
Notre fournisseur de services : Infomaniak (hébergeur écologique Suisse)
Nous conservons les données personnelles capturées au sein de Matomo pendant une période de 13 mois maximum, nos données étant hébergées en France, nous appliquons la loi française qui définit cette durée comme maximum.
Matomo ne fait aucun profilage.
Nous nous engageons à ne pas vendre ou commercialiser les données personnelles collectées, ni les transmettre à des tiers sans l’autorisation de l’utilisateur.
Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.
11. Que faut-il savoir des données collectées par les réseaux sociaux ?
KLEO PHE propose de recourir aux réseaux sociaux dans l’objectif de mettre en place une relation commerciale et proposer des informations et offres publicitaires aux prospects et utilisateurs.
L’utilisation des réseaux sociaux pour interagir avec KLEO PHE concernent notamment les outils Facebook Messenger, Facebook Connect, les boutons « partager » de Facebook, Instagram ou Whatsapp, Youtube sont susceptible d’entrainer des échanges de données entre KLEO PHE et ces réseaux sociaux.
12. Des données sur les Mineurs de moins de 16 Ans sont-elles collectées ?
Dans le cadre de ses activités, KLEO PHE peut être sollicité par des mineurs de moins de 16 ans.
En conformité avec la règlementation applicable, toute collecte de données concernant ces mineurs s’effectue uniquement avec le consentement de la personne titulaire de l’autorité
parentale.
13. L’utilisateur va-t-il recevoir des sollicitations commerciales ?
KLEO PHE utilise les coordonnées des clients pour adresser des publicités ciblées notamment par courriel, courrier postal, sms, notification mobile et sur les réseaux sociaux.
Toutefois, KLEO PHE n’adressera plus de sollicitations par courriel et sms si le client n’y consent pas. Pour modifier ou supprimer les données personnelles, veuillez adresser un courriel à
contact@kleophe.com ou répondre « STOP » au sms reçu par l’utilisateur auprès du numéro à quatre (4) chiffres mentionné au sein du sms.
14. Qu’est-ce que le délégué à la protection des données ?
14.1. Quelles sont les missions ?
Le délégué à la protection des données nommé au sein de KLEO PHE a pour mission de veiller au
respect de la réglementation et des règles décrites dans le présent document.
Il veille notamment à établir un registre des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans l’entreprise et à s’assurer de la conformité de celui-ci avec la réglementation et ses évolutions. Il assure une sensibilisation des règles de protection des données et répond aux utilisateurs souhaitant exercer leurs droits concernant les données personnelles collectées par
l’entreprise.
14.2.Comment contacter le délégué à la Protection des données ?
Vous avez la possibilité de contacter le délégué à la protection des données à l’adresse
contact@kleophe.com.
Pour mieux connaître vos droits, rendez-vous sur le site de votre autorité de contrôle :
En France, la CNIL : https://www.cnil.fr/
